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Te conectas a tu correo electrónico y en tu bandeja de entrada aparecen 50 nuevos mensajes… ¡horror! Vas a invertir mucho tiempo en abrirlos, leerlos, decidir cuáles son más importantes y responder a todos. ¿Existe alguna manera de ahorrarte y ahorrarles a los demás gran parte de ese tiempo?

mails

¿Qué es exactamente lo que quiero decir?

Además de seleccionar los mails que reenvías por su contenido de calidad y evitar las cadenas, documentos pesados, bromas o power points con mensaje, existe un paso más que puedes dar para practicar el arte del minimalismo aplicado al correo electrónico: reducir el contenido del mensaje a la línea del “Asunto”.

EOM, o sea “End of message” (o “fin del mensaje” en español), son las siglas que indican que todo el mensaje está contenido en el cuerpo del “Asunto” y que no es necesario abrirlo para leerlo. Por ejemplo:

Mensaje de: Juana
Para: Lídia
Asunto: Cancelo cena 15/02, viaje trabajo – ¿puedes 17/02? EOM

EOM significa mucho más que “fin del mensaje” o un ahorro de mails de ida y vuelta, también implica un buen uso del tiempo y concisión. Sintetizar nos ayuda a enfocarnos y nos hace más efectivos en el planteamiento de soluciones y su ejecución. La tecnología se convierte en una herramienta muy útil si la usamos con criterio y en un ladrón de tiempo cuando no lo hacemos.

Si bien su uso prioritario se da en las organizaciones, nada impide que también lo utilices en tus comunicaciones personales cuando tengas que tratar temas prácticos con tus amigos o familia. Lejos de ser una muestra de distancia lo es de respeto por su tiempo, el cariño no está reñido con el minimalismo.

8 buenos motivos para usar EOM en tus mails

1. EOM ahorra tiempo a quien recibe el mensaje
Al destinatario no le es necesario abrir el mensaje para conocer la totalidad de su contenido; con ello le das a entender al destinatario que valoras su tiempo, ¡seguro que te lo agradecerá!

2. Te ahorra tiempo
¿Para qué escribir en el cuerpo de mensaje si no hace falta, especialmente en los mensajes cortos?
Tradicionalmente escribiríamos un mensaje en el cuerpo del mensaje y otro en asunto. Por ejemplo:

Asunto: ¿Quedamos?
Mensaje: Hola X, ¿qué te parece si quedamos mañana por la tarde en el centro? ¿Sobre las 17:00 en el Zurich? Dime algo, ¿vale? Un beso, Y

Con EOM iría así…

Asunto: Mañana 17h en el Zurich – ¿te va bien? EOM

3. Construyes mejor las frases que definen el tema del mensaje
Uno de los motivos por los cuales las personas pueden descartar la lectura de tus mails al recibirlos es porque en la marabunta de mensajes sin leer el “asunto” no les llama la atención o no explica claramente el contenido del mensaje. EOM te obliga a sintetizar en una frase poderosa tu mensaje, ya que el espacio de escritura es reducido y no puedes construir párrafos.

4. Es muy fácil copiar las líneas EOM para otros usos
Puedes copiar-pegar muy fácilmente la línea del “asunto” en tu calendario, notas, lista de tareas… y lo mismo pueden hacer todos los que están en copia (ahorras tiempo a todos).

5. Usar EOM anima a otros a usar EOM también
Una vez que las personas ven lo efectivo que resulta usar EOM, empiezan a usarlo ellos también y tu recibes a tu vez mails breves y concisos.

6. EOM facilita el tratamiento de los temas
Los mails largos son molestos y a menudo poco eficaces. Resulta más efectiva una llamada de 10 minutos que recibir un mail que impreso tendría un montón de páginas… cuando entras en la filosofía EOM empiezas a ser consciente de cuando son necesarias las llamadas o las reuniones. Puedes usar la fórmula siguiente para averiguarlo:

• ¿Puedes sintetizar el asunto en una sola línea? ¿No?
• Si no es así, ¿puedes sintetizarlo en un párrafo? ¿No?
• Si no es así, ¿puedes sintetizarlo en dos párrafos? ¿No?
• En este caso, una llamada o una reunión puede ser más efectiva.

7. EOM te obliga a no mezclar asuntos
La buena educación en el envío de mails dice que cada mensaje debe contener un solo asunto… usando EOM no hay opción de que no sea así, dada la falta de espacio.

8. EOM te garantiza 100% de lectura
Todo tu mensaje está contenido en un una sola línea, es el encabezamiento y el contenido… imposible de ignorar aunque no se haga doble click.

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Este texto es una traducción libre, abreviada y comentada del artículo en inglés de Brad Isaac publicado el 25/07/2008 en el blog lifehacker.com y contenido en el siguiente link How EOM makes your email more efficient

Imagen: Card Karma / flickr