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Recuerdo un tiempo en que fácilmente tenía 800 mails en mi bandeja de entrada profesional y 200 en la personal, por no hablar de las carpetas de archivo de asuntos que nunca más volvían a revisarse; básicamente gestionaba mi mail como por entonces mi armario: lleno hasta los topes de prendas que no utilizaba ni sabía que estaban allí.

cartas

La organización de tu correo electrónico es una buena metáfora de cómo funciona tu cabeza y los mensajes representan los pensamientos…

Observa cuántos de ellos están por resolver; cuántos de ellos están resueltos y sigues empeñado en recordar sin dar espacio a otros nuevos; el volumen que ocupan los que no son importantes y como almacenas los que sí lo son, ¿en un lugar de fácil acceso o en medio del batiburrillo, lo cual te impide prestarles atención?

Limpiar tu correo, primer paso

Verás que si limpias tu correo también tendrás más espacio en tu cabeza; si tienes muchos correos acumulados y no te ves con ánimos de revisarlos, crea una carpeta y guardarlos todos juntos; todo lo que no hayas rescatado de ella en 1 año puede eliminarse, puesto que no lo necesitas.

En el trabajo quizás debas guardar algunas informaciones legales o fiscales por más tiempo; otras carpetas se guardan por puro apego a logros profesionales: aquel proyecto tan complejo que conseguiste contra todo pronóstico entregar a tiempo, aquella gestión comercial que trajo reconocimiento y beneficios… Si necesitas seguir guardando esta información, ¿quizás no te sientes suficientemente reconocido o no estás feliz con una nueva situación laboral?

9 consejos para no acumular correo

1. ¿Qué correos conservar?
En tu bandeja de entrada, ya sea personal o profesional, solo deberías encontrar dos tipos de mensajes: nuevos mails entrantes y mails en proceso de gestión; y en tus carpetas asuntos abiertos pendientes de resolución y aquellos que conviene conservar temporalmente porque pueden aportar información, aprendizajes o servirte de referencia.

2. Libreta de direcciones
En tu cuenta existe una libreta de direcciones, ¿recuerdas? En lugar de guardar los mensajes para conservar las cuentas de correo de tus contactos, y luego volverte loco para encontrarlas (porqué tu amigo Juan López aparece como “anixtip78” siempre ha sido inexplicable para ti) ¿no es más fácil (y ocupa menos lugar) guardarlas en la libreta? Es un minuto, tienes tiempo.

2. Mail leído y resuelto, mail borrado o archivado
¿Es un mensaje cuyo contenido informativo o emocional quieres preservar? ¡Archívalo! Crea carpetas temáticas de fácil ubicación y nomenclatura. Y recuerda que, una vez resuelto un asunto puedes eliminar la carpeta completa, todos los mensajes eliminados en un solo click… ¡un alivio!
Si no es un mensaje que quieras conservar, ¡a la papelera tal y como lo lees o lo respondes! Si no lo haces en el momento, vas a ponerlo en el montón de “luego” y cuando no te des cuenta volverás a tener 500 mails inútiles en tu bandeja de entrada.

3. No sé donde archivarlo
¿Seguro que es importante? Si tienes muchos de estos mensajes, probablemente necesitas revisar tu sistema de archivo. Ojo con abrir una carpeta varios, es la trampa para postergar decisiones (tirar o archivar), no los ves pero están. Todos.

4. Date de baja de todos los newsletters que no leas o utilices
Ese hotel al que fuiste una vez hace 5 años y al que no has regresado, ese centro donde un día que no llega querrías hacer un curso, esa página de compras con descuento en la que una vez compraste unas deportivas,… darte de baja normalmente solo requiere pinchar un enlace al final de la página, menos de un minuto para liberarte de un montón de mails para toda la vida.

5. Citas y eventos
Confirma, anota en tu agenda y borra, si hay cambios ya te enviarán un nuevo mensaje avisándote. Si se trata de un encuentro multitudinario (aniversarios, celebraciones, etc), el volumen de correo entrante puede ser una verdadera pesadilla; no podrás evitar que te lleguen decenas de correos pero si leerlos si llamas al organizador para ponerte al día, probablemente le gustará contarte lo que está pasando y os echaréis unas risas; si tu eres el organizador, intenta apoyarte en aplicaciones para confirmación (p.e. doodle).

6. Evita los debates, en especial discusiones y disputas personales
Cerrar este tipo de conversaciones es siempre complejo y mucho más por escrito, nunca tenemos claro cuando termina la conversación y seguimos respondiendo “no vaya a ser”; cuando sea posible, mejor quedar o llamar y resolverlo personalmente. Emocionalmente tampoco ayuda leer, releer, interpretar, reinterpretar, citar,… que es lo que vas a hacer si guardas los mensajes.

7. Ruedas de mails
Cadenas de la suerte (buena o mala), power points “bonitos”, denuncias que te invitan a difundir rumores sin darte fuentes de información… suelen enviarlos siempre las mismas personas, esperando un retorno; no respondas, en cuanto detecten tu falta de interés dejarán de ponerte en la lista. Y no te sientas mal por ello, ellos no se sienten mal inundando tu espacio personal de comunicación, a menudo ni siquiera tienen la consciencia de que lo están haciendo.

8. No envíes mensajes que no te gustaría recibir
Si dudas cuales son, lee la lista y vuelve a echar un vistazo a tu bandeja de entrada..

9. Bandeja de salida
Todos estos consejos valen también para las bandejas de salida, borradores y papelera, no las ves pero están allí… llenas de mails inútiles.

Cuantos menos mensajes, mejor

Una manera de no acumular mensajes es ponerse un reto, adecuado al trabajo y vida social que llevamos.

Cuando estoy por encima de mi cifra objetivo y no estoy de vacaciones, algo está fallando y es momento de ver qué es lo que causa el desorden en mi mail, o sea, en mi cabeza; normalmente se trata de una acumulación puntual de trabajo, una preocupación o un bajón en mi motivación. Para mi es una buena señal de alarma y ponerme a hacer limpieza me ayuda a regresar a mi centro.

La mensajería instantánea (sms, twitter, whatsapp, line, chats,…) está desplazando en muchas ocasiones la función del correo, especialmente en lo que se refiere a mensajes relacionados con lo inmediato y el corto plazo, excelente motivo para borrar los mensajes con la misma celeridad.

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Imagen Wikimedia Commons, «Buzones en HK Central» Mranieromn

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